Điều khiển cuộc họp.

 

Điều khiển cuộc họp theo ý mình là điểu không dễ dàng. Cần phải hiểu 1 số nguyên tắc sau :
1/ Ấn định mục tiêu :
Cuộc họp có mục tiêu rõ ràng mới khuyến khích mọi người tham dự.Thông thường,cuộc họp thường có  một hoặc hai mục tiêu : thông báo hoặc quyêt định .Thào luận không phải là mục tiêu của cuộc họp.
2/ Tập trung người tham dự:
Lập danh sách người tham dự,cân nhắc xem mỗi người có nên tham dự suốt buổi họp hay không. Xác định dứt khoát thời gian cho cuộc họp ( thời điểm, họp trong bao lâu). Tôn trọng lịch làm việc của người tham dự.   
3/ Lập chương trình buổi họp:
Là danh mụccác công việc chính cần xem xét để đạt mục tiêu của cuộc họp. Bạn có thể sử dụng cho chính mình hoặc phân phát cho mọi người dự họp.
việc phân phát cho mọi người có điểm mạnh là có thể giúp mọi người biết trước & theo sát chương trình họp, nhưng điểm yếu là có thể làm phân tán, bị rối , phân tán suy nghĩ của mọi người.
4/ Kiểm soát cuộc họp:  Việc kiểm soát giúp cuộc họp được tiến hành trôi chảy và đi đúng trọng tâm.
cần :
_ Bắt đầu đúng giờ, dù có người tới trễ.
_ Tóm tắt ngằn gọn mục tiêu.
_ Nếu không phát chương trình cho mọi người thì phải bảo đàm mọi người hiểu rõ mục tiêu đề ra.
_ Nếu buổi họp kéo dài mà không đưa ra được quyết định nào thì cần phải ngăn không cho mọi người thảo luận .
_ Kiên định trong trường hợp đi trệch khỏi vấn đề đang triển khai và đề nghĩ sẽ tiếp tục trong một cuộc họp khác..
_Xếp lịch cho buổi họp tiếp theo , lập biên bản.

5/ Công việc tiếp theo: Khi cuộc họp kết thúc, hệ thống & tóm tắt lại ghi chú về diễn tiến cuộc họp, những vấn đề đã được giải quyết, những vấn đề cần đi sâu thêm. Bản tóm tắt này cần ngắn gọn, được làm trên cơ sở từ biên bản cuộc họp.
Hãy bảo đảm gửi lời cám ơn tới mọi người, việc này giúp mọi người thấy hài lòng khi họ dành thời gian họp.
Hết.