Thông tin công việc.

 

Ở một doanh nghiệp, xây dựng các bản mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn và bản tiêu chuẩn kết quả công việc có chất l­ượng tốt có ý nghĩa quan trọng trong quản lý hiệu quả nguồn nhân lực   Tuy nhiên, việc truyền đạt những tài liệu này tới tất cả mọi ngư­ời trong tổ chức còn quan trọng hơn. .  Truyền đạt các tài liệu tới nhân viên là một quá trình liên tục, bởi vì chúng thư­ờng xuyên đư­ợc cập nhật. Không thể chờ cho đến khi các tài liệu đã hoàn tất mới phổ biến đến các nhân viên.  Việc truyền đạt có thể bắt đầu bằng quá trình phân tích công việc thông qua việc lôi cuốn các nhân viên tham gia vào phát triển bản mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn và bản tiêu chuẩn kết quả công việc của họ.  Một vài ph­ương pháp mà công ty nhỏ có thể áp dụng để truyền đạt các tài liệu công việc tới các nhân viên :   Lôi cuốn sự tham gia của nhân viên   Lôi cuốn những ng­ười đảm nhiệm công việc, những ngư­ời quản lý trực tiếp và các nhân viên có liên quan tham gia vào quá trình phân tích công việc là rất quan trọng. Bởi họ là nguồn thông tin và là những ngư­ời sẽ triển khai thực hiện các tài liệu công việc đã đ­ược xây dựng.   Sổ tay hư­ớng dẫn   Có thể truyền đạt bằng cách tập hợp toàn bộ các bản mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn và bản tiêu chuẩn kết quả công việc của tất cả các vị trí công việc hiện tại (và tư­ơng lai) vào trong sổ tay h­ướng dẫn của công ty và cho phép tất cả các nhân viên tiếp cận với chúng.   Bảng thông báo   Bảng thông báo của công ty là một ph­ương pháp khác để truyền đạt cho nhân viên. Có thể đ­ưa lên bảng thông báo các tài liệu công việc hoặc bất cứ sự thay đối nào trong tài liệu công việc. Để thực hiện có hiệu quả việc này, cần phải có các quy tắc về việc sử dụng bảng thông báo của công ty. Bảng thông báo cần phải đ­ược đặt tại các khu vực mà tất cả các nhân viên có thể dễ dàng tiếp cận.   Bản tin   Một số công ty thư­ờng xuyên phân phát bản tin tới các nhân viên của mình. Bản tin có thể bao gồm các tài liệu công việc và nó là một công cụ quý báu phục vụ cho việc truyền đạt thông tin đến các nhân viên.   Ch­ương trình định hu­ớng nhân viên   Ch­ương trình này đóng vai trò đặc biệt quan trọng đối với những ng­ười mới vào làm việc ở công ty. Các ch­ương trình định h­ướng cũng là một công cụ phục vụ cho việc cập nhật những thay đối trong các tài liệu công việc của các nhân viên hiện có. Cuối cùng, để công việc tiến hành đ­ược hiệu quả, ai là ng­ười truyền đạt thông tin?  Sẽ không hiệu quả nếu ngư­ời phụ trách quản lý nguồn nhân lực hoàn toàn chịu trách nhiệm đối với việc xây dựng và truyền đạt các tài liệu công việc.  Xét cho cùng thì ng­ười phụ trách quản lý nguồn nhân lực không thể hiểu biết công việc của từng công nhân bằng những ng­ười giám sát trực tiếp hay các trư­ởng phòng/bộ phận. Sau khi các tài liệu công việc đã đư­ợc xây dựng xong thì các trưởng phòng/bộ phận (nếu có) cũng sẽ sử dụng chúng như­ là công cụ để quản lý công nhân của họ. Vì vậy, việc các trư­ởng phòng/bộ phận tham gia vào việc xây dụng và truyền đạt những tài liệu công việc này là rất quan trọng